Hubble導入企業インタビュー(株式会社フルスピード様)
2020/06/23   契約法務, ニュースと連動しない, リーガルテック, ニュースと連動しない

 

契約業務の効率化から
法務部門の提供価値のさらなる向上へ‼

 







株式会社フルスピード(Full Speed Inc.)

今回の導入事例のご紹介は、初めてのリーガルテックの導入にあたりHubbleを採用された、インターネットマーケティングとアド・テクノロジーで業界をリードする株式会社フルスピード様です。
前職では法律事務所のパラリーガルとして経験を積まれ、現在フルスピード社の法務・総務部グループ長として活躍しておられる永岡雪奈(ながおか ゆきな)様に、前職での契約業務の進め方と比較いただきながら、お話をお伺いしました!


【インタビュアー】

㈱新企業法務倶楽部 代表取締役

登島 和弘(としまかずひろ)

1961年、神戸市出身。企業法務コンサルタント、㈱新企業法務倶楽部 代表取締役
33年間、内資系・外資系企業において企業法務の最前線で活躍。企業法務責任者としても20年以上のキャリア。法律雑誌などに企業法務に関する記事を執筆する傍ら、弁護士・企業法務パーソン向けに各種セミナー等を開催。また、企業経営・法務・人事等に関するコンサルティング・サービスを提供。 国際取引法学会会員・(一社)GBL研究所会員・中央大学真法会会員

 

 

 

1.前職では完全な“紙”ベースのチェック

- 本日は宜しくお願い致します。永岡様は、フルスピード様に転職される前は、法律事務所でパラリーガルのお仕事をされていらっしゃったとのことですが、転職されて一番の違いはどういったところになりますか?

 

上場企業でありながら、ベンチャー的な社風のある当社ならではかもしれませんが、個人の裁量がとても広く、主体的に仕事をさせてもらえるのがとても楽しくてやりがいがあります。契約書案件のほかにも、M&A案件ですとか、ときにはトラブル対応とかもあります。

 

‐ 現在の法務部門の体制はどのようになっていますか?

 

フルスピード本体としては私を含めて2人体制ですが、必要に応じて子会社の法務の方とも連携を取りながら業務を進めています。

 

‐ 前職の法律事務所では、Hubbleのようなリーガルテックの導入はされていましたか?

 

いいえ、ありませんでした。とても保守的な仕事のやり方で、事務所内でアソシエイト弁護士やパートナー弁護士のチェックを受ける時も、その都度、その時点で最新のドラフトを印刷して、前回から変更された個所にマーカーで線を引いて示し、手書きでコメントを書いてもらうという方法でした。

 

2.Hubbleの機能の便利さに感動!

‐ 前職では差分(最新のドラフトと前回のドラフトとの相違点)を出していく作業はどなたがなさっていたのですか?

 

契約書のチェックは、パラリーガル ⇒ アソシエイト弁護士 ⇒ パートナー弁護士 という3段階で行っていましたが、前回のバージョンとの差分を出す作業はパラリーガルがやっていました。

 

ですので、この会社(永岡様の入社前から、Hubbleを導入済)に来て、Hubbleのシステムを使わせてもらって、こんなに便利なものがあったのか!と感動しました。今までとても面倒だと思っていた差分出しやその管理などの問題が一気に解決されたので、本当に画期的なシステムだと思いました。

 

‐ フルスピードでの契約書のチェックの流れはどうなっていますか?

 

先ず、レビュー対象の契約書をアップして、それを法務の担当者がHubble上でチェックし、さらに上長がHubble上で上書きするという流れでやっています。各バージョンには、必ずレビューをした者の名前を残すようにしていますので、いつ、誰が、そのバージョンを作成したのかがすぐにわかります。

 

‐ 契約書のレビューにかかる時間は前職と比べてどれくらい短縮されていますか?

 

非常に短縮されています。法律事務所では、印刷とか差分を出す作業とかがありましたが、いまは実際にレビューする時間しかかかりませんので、体感としてかなり短縮されていると感じます。

 

‐ 紙で印刷されたものでチェックするのではなく、パソコンの画面上だけでレビューすることに不安はありませんか?

 

ずっと使っていくうちにこれが当たり前なんだというふうになりますので、今はそうした不安はないですね。慣れだと思います。

 

3.業務の効率化で、新たな仕事へのチャレンジも!

‐ Hubbleのシステムを導入されて、契約書レビューの効率化が図られているのが最大のメリットだと思いますが、他にこのシステムの導入のメリットはありますか?

 

契約業務の効率化によって、他のことに使える時間が増えてきたように思います。
そこで、新たにチャレンジしたいこととして、リーガルマインドを持っている者が経営戦略的なことにも携わっていければと思っています。
管理部門(経理財務・法務・情報システム)全体で経営戦略に携わっていければ、より会社に貢献できるのではないかと思っています。

 

契約書レビューとか法律的なことだけだと、それは法律事務所に外注できることでもあるので、社内での法務の市場価値を高めるためには、それ以外の仕事でも貢献できるようになることが大切だと思っています。

 

 

4.契約情報の集約化とコメント機能の効果的活用

‐ Hubbleを導入されるにあたって、何か社内でルール化したことはありますか?

 

先ほどお話したように、契約書のバージョンごとに編集者の名前を入れています。誰のレビュー結果であるのかが、一目でわかります。

 

さらに、「レビューに関する留意事項」 を残すようにしています。取引に関する経緯や取り扱い商材の特徴など、編集者が編集し終わったバージョンのコメント欄に残しています。

 





 

レビューに関する情報はすべてHubble上に集約させたいと思っています。
事業部とのメール等のやり取りを含めて、契約書については様々な情報があるわけですが、情報が散在すると非常に煩雑なので、一元管理できるように参考資料なども添付欄に載せています。

 

‐ 契約書に関するコメントでは、社内の人には伝えたいが、社外には出せないコメントもあると思いますが、そのあたりはどのように対応されていますか?

 

コメントは、
① 法務内のコメント
② 社内(事業部)向けのコメント
③ 先方向けのコメント

と、三つに使い分けています。

法務内のコメントとしては、レビューする上で留意すべき事項を残したりしています。社内向けコメントとしては、“この内容で問題ないか?” といったように事業部の考えを確認するために書いたりしています。先方向けコメントとしては、修正理由などが明確にわかるように記載していますね。

 

 

‐ とてもうまくHubbleを使っておられますね。

 

前職でやりたかったことを、いま自由にやらせてもらっています(笑)

 

 

5.Hubble使用の具体的手順をご紹介

‐ Hubbleを使用される際の具体的な手順について、改めて教えていただけますか?

 


(1)先ず、契約書のレビュー依頼については窓口を一元化しています。サイボウズ Office上にカスタムアプリを作成・追加して、事業部の方にはそこに契約に関する情報をすべて登録してもらったうえで、契約書のファイルを添付してもらうようにしています。

(2)そこを法務の担当者が見に行って、契約書のファイルをダウンロードして、Hubbleにのせます。

(3)そして、法務の担当者がHubble上でレビューして、コメント機能で「レビューが終わりましたので確認をお願いします」と上長に連絡します。

(4)上長のレビューが終わったあと、

(5)法務の担当者がレビュー後のバージョンをダウンロードして、依頼者にメールで返す。

という手順です。

 

 

‐ 契約書のレビューに要する時間について事業部との間で取り決めはありますか?

 

はい。NDA(秘密保持契約書)については3営業日。それ以外の契約書については、5営業日。契約書を起案する場合は、10営業日としています。

この基準はHubbleを使う前から設定されているもので、今は、Hubbleを使うことによってもっと早く返せていますが、この基準自体はいまのところ、変えていません。

 

 

6.これからのリーガルテックの活用

‐ 最後に、今後のリーガルテックの活用についてのお考えをお聞かせいただけますか?

 

近々、調印プロセスについては、クラウドサインを導入する予定ですが、リーガルテックは、これからもっと活用していきたいと思っています。
新型コロナの影響で、法務は今年4月からリモートワークになりましたが、すでにHubbleを活用していたおかげで、リモートワークへの移行が非常にスムーズに進みました。全く不都合なく仕事ができて、本当に便利だなと実感しました。今後、他社とのやり取りも含めて、オンライン化、効率化をさらに進めていきたいと考えています。

 

‐ 今日はありがとうございました!

 


<Hubbleについて詳しく知りたい方はコチラ










株式会社フルスピード
グループ経営管理本部
法務・総務部 
グループ長
永岡 雪奈 様

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